Làm sạch văn bản trước khi đưa lên website
Trước khi đưa văn bản lên website, hãy giảm kiểu định dạng từ nguồn, kiểm tra ký tự đặc biệt, giữ cấu trúc có ý nghĩa và xem kết quả thật trong CMS để tránh lỗi hiển thị.
Văn bản từ Word hoặc nguồn khác có thể mang theo kiểu mà trang web không cần.
Một bản sạch giúp việc định dạng trong CMS dễ kiểm soát hơn.
Mục lục
Tách nội dung khỏi kiểu nguồn
Giữ câu chữ nhưng bỏ những kiểu mà đích không dùng. Khi thao tác chỉ thay đổi một phần cụ thể, việc kiểm tra đúng khu vực bị ảnh hưởng thường hữu ích hơn đọc lại toàn bộ văn bản. Hãy giữ bản gốc bên cạnh nếu thay đổi có thể ảnh hưởng đến cách hiểu một đoạn hoặc mối liên hệ giữa nhiều yếu tố.
Kiểm tra ký tự đặc biệt
Xem dấu nháy, khoảng trắng và ký tự có thể hiển thị khác. Hãy giữ bản gốc bên cạnh nếu thay đổi có thể ảnh hưởng đến cách hiểu một đoạn hoặc mối liên hệ giữa nhiều yếu tố. Nếu nội dung có tên riêng, số liệu, URL hoặc chuỗi kỹ thuật, nên kiểm tra từng yếu tố riêng trước khi giữ lại kết quả.
Giữ cấu trúc
Tiêu đề, danh sách và đoạn nên ở lại nếu chúng có ý nghĩa. Hãy giữ bản gốc bên cạnh nếu thay đổi có thể ảnh hưởng đến cách hiểu một đoạn hoặc mối liên hệ giữa nhiều yếu tố. Nếu nội dung có tên riêng, số liệu, URL hoặc chuỗi kỹ thuật, nên kiểm tra từng yếu tố riêng trước khi giữ lại kết quả.
Định dạng trong CMS
Để hệ thống trang web quyết định kiểu hiển thị cuối. Khi thao tác chỉ thay đổi một phần cụ thể, việc kiểm tra đúng khu vực bị ảnh hưởng thường hữu ích hơn đọc lại toàn bộ văn bản. Hãy giữ bản gốc bên cạnh nếu thay đổi có thể ảnh hưởng đến cách hiểu một đoạn hoặc mối liên hệ giữa nhiều yếu tố.
Kiểm tra trang thật
Xem bản đã dán trong bối cảnh sử dụng thực. Nếu nội dung có tên riêng, số liệu, URL hoặc chuỗi kỹ thuật, nên kiểm tra từng yếu tố riêng trước khi giữ lại kết quả. Sau khi chỉnh sửa, hãy đọc lại đoạn bị ảnh hưởng trong ngữ cảnh thực để bảo đảm thay đổi vẫn phù hợp với phần còn lại của văn bản.
Cần giải pháp nhanh?
Thử công cụCông cụ liên quan
Câu hỏi thường gặp
Bài viết liên quan
Vì sao văn bản vẫn còn lỗi sau khi đọc lại?
Đọc lại nhiều lần không bảo đảm phát hiện mọi lỗi. Hãy tạo khoảng cách, kiểm tra từng nhóm rủi ro và dành lượt cuối cho tên, số, ngày, liên kết cùng các đoạn vừa sửa.
Sửa lỗi chính tả mà không cần phần mềm phức tạp
Với email hoặc đoạn văn ngắn, một công cụ trong trình duyệt có thể đủ. Hãy giữ bản gốc, xem từng gợi ý và kiểm tra tên riêng, thuật ngữ cùng bản cuối trước khi gửi.
Các lỗi ngữ pháp thường gặp trong văn bản công việc
Văn bản công việc thường phát sinh lỗi ở quan hệ từ, dạng từ, câu quá tải và dấu câu. Một quy trình soát có thứ tự giúp tập trung vào các vị trí có rủi ro cao.